Update, wie wir die Einhaltung der Vorschriften durch die Händler sicherstellen

Ab Juli dieses Jahres wird FLOCERT ein aktualisiertes Instrumentarium verwenden, um die Einhaltung der Vorschriften durch die Händler zu prüfen, das auf einer Kombination modernster Sicherheitsmethoden und -instrumente basiert. Dies erfordert zwar keine unmittelbaren Maßnahmen von unseren Händlerkunden, aber es wird einige Änderungen in der Art und Weise mit sich bringen, wie wir zertifizierte Händler prüfen. Hier finden Sie weitere Einzelheiten zu den wichtigsten Funktionen unseres aktualisierten Toolsets.

Ab Juli 2023 erhalten Sie als Händlerkunde eine Mischung aus Vor-Ort-, digitalen und Fernprüfungen, die auf das Profil Ihres Unternehmens zugeschnitten sind und durch Daten aus unseren technischen Systemen unterstützt werden. Diese Vielfalt an Instrumenten ermöglicht es uns, den Zertifizierungszyklus von drei auf fünf Jahre zu verlängern.

Mit dieser Innovation wollen wir unsere Versicherungsleistungen verbessern und modernisieren, ohne die Kosten für Sie zu erhöhen. Mit dem aktualisierten Instrumentarium können wir unsere Kompetenz, unsere Prozesse, unsere Datenkenntnisse und unsere Technologie nutzen, um den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Fairtrade-Systems gerecht zu werden. Als Kunde profitieren Sie von reibungsloseren Audits und bestens informierten Auditoren. Das Vertrauen in das Fairtrade-Siegel wird ebenfalls gestärkt, da wir effektiver und schneller feststellen können, ob ein Unternehmen die Fairtrade-Standards nicht einhält.

Dies sind die wichtigsten neuen Funktionen unseres aktualisierten Toolsets:

Verlängerter Zertifizierungszyklus: Der Mix aus Sicherheitstools ermöglicht es uns, den Zertifizierungszyklus für Händler auf fünf Jahre zu verlängern. Wir werden daher alle fünf Jahre Erneuerungsprüfungen durchführen. In diesem Zyklus wird es eine Mischung aus Vor-Ort- und Fernprüfungen sowie digitalen Prüfungen geben. Um dem verlängerten Zyklus Rechnung zu tragen, wird Ihr aktuelles Zertifikat um zwei Jahre verlängert. Sie werden Ihr aktualisiertes Zertifikat im Laufe dieses Jahres automatisch über die Intact Plattform erhalten.

Einbeziehung digitaler Audits: Wir haben diese neue Prüfungsart (die keine direkte Kundenbeteiligung erfordert) als ergänzendes Instrument im Jahr 2021 eingeführt. Jetzt wird jeder Kunde einmal pro Zertifizierungszyklus einem digitalen Audit unterzogen. Diese Prüfung ermöglicht es uns, potenzielle Compliance-Probleme zu identifizieren, indem wir die Daten untersuchen, die ein Unternehmen auf der Fairtrace-Plattform gemeldet hat. Die Prüfung umfasst alle Transaktionen und konzentriert sich auf kritische Kriterien, wie z.B. die Sicherstellung, dass die Lieferkette zertifiziert ist und der korrekte Fairtrade-Mindestpreis und die Prämie gezahlt werden.

Fortführung der Fernaudits: Diese Audits sind seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie eine Notwendigkeit und haben sich als äußerst glaubwürdiges Sicherheitsinstrument für Audits erwiesen, bei denen keine physischen Kontrollen erforderlich sind. In diesen Fällen ersetzt ein Fernaudit ein Vor-Ort-Audit im neuen Zertifizierungszyklus.

Dashboards zur Unterstützung von Wirtschaftsprüfern: Unsere Wirtschaftsprüfer können jetzt Dashboards auf der Grundlage von Business-Intelligence-Lösungen verwenden, um sich auf Audits vorzubereiten, indem sie zum Beispiel im Voraus mögliche Abweichungen oder Themen identifizieren, die es wert sind, während des Audits untersucht und besprochen zu werden.

Fairtrace-Warnungen: Dieses Tool durchsucht unsere Berichtsplattform Fairtrace nach kritischen Compliance- und Berichtsproblemen und sendet automatische Benachrichtigungen an Zertifizierungsanalysten, damit diese sofort Maßnahmen ergreifen können. Diese Warnmeldungen ermöglichen es uns, die Einhaltung der Vorschriften auf der Grundlage von Informationen nahezu in Echtzeit zu überwachen und so eventuelle Unstimmigkeiten direkt zu klären, anstatt sie erst bei Audits festzustellen.

E-Learning-Einführung für neue Kunden: Um sicherzustellen, dass alle neuen Kunden das System mit einem Mindestmaß an Wissen über bestimmte relevante Themen betreten, haben wir eine E-Learning-Initiative gestartet. Dieses Training unterstützt neue Kunden auf ihrem Weg zur Zertifizierung und verhindert häufige Fehler.

Wir werden diese Funktionen ab dem 1. Juli 2023 anwenden. Wenn bei Ihnen eine Prüfung ansteht, werden wir Sie – wie üblich – vorher kontaktieren und Ihnen mitteilen, wie die Prüfung durchgeführt wird.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, sich an unseren Kundenservice unter flocert@flocert.net zu wenden.

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