Mise à jour sur la manière dont nous assurons la conformité des opérateurs

À partir du mois de juillet de cette année, FLOCERT utilisera un ensemble d’outils actualisés pour vérifier la conformité des opérateurs, sur la base d’une combinaison de méthodes et d’outils d’assurance de pointe. Bien que cela n’exige aucune action immédiate de la part de nos clients commerçants, cela entraînera certains changements dans la manière dont nous contrôlons les commerçants certifiés. Voici plus de détails sur les principales fonctionnalités de notre nouvel ensemble d’outils.

À partir de juillet 2023, en tant que client commerçant, vous bénéficierez d’une combinaison d’audits sur site, numériques et à distance, adaptés au profil de votre entreprise et étayés par des données provenant de nos systèmes techniques. Cette variété d’outils nous permet d’étendre le cycle de certification de trois à cinq ans.

Grâce à cette innovation, nous souhaitons améliorer et moderniser notre travail d’assurance sans augmenter les coûts pour vous. L’ensemble des outils mis à jour nous permet de tirer parti de nos compétences, de nos processus, de notre connaissance des données et de la technologie, en répondant aux besoins actuels et futurs du système du commerce équitable. En tant que client, vous bénéficierez d’audits plus fluides et d’auditeurs bien informés. La confiance dans le label Fairtrade sera également renforcée, car nous serons en mesure de détecter plus efficacement et plus rapidement si une entreprise ne respecte pas les normes du commerce équitable.

Voici les principales nouveautés de notre nouvel ensemble d’outils :

Extension du cycle de certification : La combinaison d’outils d’assurance nous permet d’étendre le cycle de certification des commerçants à cinq ans. Nous procéderons donc à des audits de renouvellement tous les cinq ans. Au cours de ce cycle, il y aura une combinaison d’audits sur site et à distance, ainsi que des audits numériques. Pour tenir compte du cycle prolongé, votre certificat actuel sera prolongé de deux ans. Vous recevrez automatiquement votre certificat mis à jour via la plateforme Intact au cours de cette année.

Inclusion des audits numériques : Nous avons introduit ce nouveau type d’audit (qui ne nécessite pas la participation directe du client) en tant qu’outil complémentaire en 2021. Désormais, chaque client fera l’objet d’un audit numérique une fois par cycle de certification. Cet audit nous permet d’identifier les problèmes de conformité potentiels en explorant les données qu’une entreprise a déclarées dans la plateforme Fairtrace. L’audit couvre toutes les transactions et se concentre sur des critères essentiels, tels que la certification de la chaîne d’approvisionnement et le paiement du prix minimum et de la prime du commerce équitable.

Poursuite des audits à distance : Ces audits sont devenus une nécessité depuis le début de la pandémie de COVID-19 et se sont révélés être un outil d’assurance très crédible pour les audits où aucun contrôle physique n’est nécessaire. Dans ces cas, un audit à distance remplacera un audit sur place dans le nouveau cycle de certification.

Des tableaux de bord pour les auditeurs : Nos auditeurs peuvent désormais utiliser des tableaux de bord basés sur des solutions de veille stratégique pour se préparer aux audits, par exemple en identifiant à l’avance les écarts possibles ou les sujets qui méritent d’être examinés et discutés lors de l’audit.

Alertes Fairtrace : Cet outil analyse notre plateforme de reporting Fairtrace pour détecter les problèmes critiques de conformité et de reporting et envoie des notifications automatisées aux analystes de certification afin qu’ils puissent prendre des mesures immédiatement. Ces alertes nous permettent de contrôler la conformité sur la base d’informations quasiment en temps réel et donc d’éliminer rapidement toute anomalie directement plutôt que d’être signalée lors d’audits.

Initiation à l’apprentissage en ligne pour les nouveaux clients : Afin de garantir que tous les nouveaux clients entrent dans le système avec un niveau minimum de connaissances sur des sujets spécifiques pertinents, nous avons lancé une initiative d’initiation à l’apprentissage en ligne. Cette formation accompagne les nouveaux clients dans leur parcours de certification, en leur évitant les erreurs les plus courantes.

Nous commencerons à appliquer ces caractéristiques à partir du 1er juillet 2023. Si un audit est prévu, nous vous contacterons – comme d’habitude – à l’avance pour vous donner des informations sur la manière dont il se déroulera.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter notre service clientèle à l’adresse flocert@flocert.net.

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